Feststellungen, Lücken, Konflikte: die drei Befundtypen
Wenn ProcessForge eure Quellen abgleicht, ordnet es jeden Befund einem von drei Typen zu: Eine Feststellung wird festgehalten, eine Lücke wird geklärt, ein Konflikt bleibt sichtbar. Die Unterscheidung klingt nach Begriffsarbeit. Sie entscheidet aber, was nach dem Abgleich passiert.
Wer Unterlagen prüft, sucht meistens Fehler. Das Ergebnis ist dann eine Liste, in der alles gleich aussieht: ein veralteter Satz, eine fehlende Zuständigkeit, zwei Dokumente, die sich widersprechen. Diese Dinge sind aber nicht gleich. Sie verlangen verschiedene Arbeit, oft von verschiedenen Leuten. Deshalb lohnt es sich, sie von Anfang an auseinanderzuhalten.
Die Beispiele unten stammen aus einer erfundenen Reiserichtlinie. Sie sind absichtlich alltäglich, denn die drei Typen tauchen in jedem Bestand auf.
Was ist eine Feststellung?
Eine Feststellung ist eine Aussage, die ein Dokument trifft. Sie wird zunächst nur festgehalten, mit der Stelle, aus der sie stammt.
Beispiel: Die Reiserichtlinie sagt: „Reisekosten sind innerhalb von 30 Tagen abzurechnen.“
Eine Feststellung ist noch kein Problem. Sie ist der Stoff, mit dem alles andere abgeglichen wird. Später ist sie außerdem der Beleg dafür, woher eine Aussage stammt. Wer in einem Audit gefragt wird, warum etwas so geregelt ist, zeigt auf die Feststellung und ihre Quelle, nicht auf eine Erinnerung.
Heißt: festhalten, mit Quelle.
Was ist eine Lücke?
Eine Lücke ist etwas, das an einer Stelle zu erwarten wäre, aber nirgends geregelt ist.
Beispiel: Reisen über 500 Euro brauchen eine Freigabe. Wer diese Freigabe erteilt, steht in keinem Dokument.
Lücken sind schwer zu sehen, weil nichts Falsches dasteht. Jedes einzelne Dokument ist für sich in Ordnung. Auffällig wird die Lücke erst gegenüber dem, was man an dieser Stelle erwarten würde. Gerade solche Stellen zeigen häufig, wo organisatorische Klärung fehlt: In der Praxis entscheidet dann jemand, weil es jemand tun muss, und niemand weiß genau, wer.
Heißt: klären, wer es regelt.
Was ist ein Konflikt?
Ein Konflikt heißt, dass sich zwei Quellen widersprechen.
Beispiel: Die Reiserichtlinie nennt 30 Tage für die Abrechnung, die FAQ im Intranet 14 Tage.
Ein Konflikt heißt nicht, dass eine der beiden Quellen falsch liegt. Vielleicht ist eine Angabe veraltet. Vielleicht haben zwei Stellen etwas mit gutem Grund unterschiedlich geregelt, zum Beispiel für verschiedene Standorte. Welche Fassung gilt, entscheidet die Organisation, nicht der Abgleich. Heikel wird ein Konflikt erst, wenn niemand von ihm weiß und auf der Grundlage entschieden wird, die zufällig gerade vorliegt.
Heißt: sichtbar halten. Auflösen muss man ihn nicht immer.
Drei Befunde, drei nächste Schritte
| Befund | Was es ist | Was danach passiert |
|---|---|---|
| Feststellung | Ein Dokument trifft eine Aussage | festhalten, mit Quelle |
| Lücke | Etwas ist zu erwarten, aber nirgends geregelt | klären, wer es regelt |
| Konflikt | Zwei Quellen widersprechen sich | sichtbar halten, nicht immer auflösen |
Der Unterschied zeigt sich vor allem darin, wer sich kümmert. Feststellungen sind Material und brauchen niemanden, der sie bearbeitet. Lücken brauchen eine Entscheidung darüber, wer zuständig ist. Konflikte brauchen jemanden, der beide Fassungen kennt und beurteilen kann, ob sie nebeneinander bestehen dürfen.
Warum man Lücken und Konflikte nur im Abgleich sieht
Wer ein Dokument nach dem anderen liest, findet Feststellungen. Lücken und Konflikte findet er kaum. Ein Konflikt entsteht erst zwischen zwei Quellen, eine Lücke erst gegenüber dem, was man an einer Stelle erwarten würde. Beides sieht man nur, wenn man die Unterlagen gegeneinander liest: die Richtlinie neben der FAQ, das Handbuch neben dem Ticket-Export, die Arbeitsanweisung neben dem, was im System tatsächlich passiert.
Genau das ist der Grund, warum ein Anlass wie eine Migration, ein Audit oder eine Übernahme so oft Überraschungen bringt. Die Widersprüche und Lücken waren vorher auch schon da. Sie standen nur nie nebeneinander.
Faustregel: Nicht jeder Befund ist ein Fehler. Aber jeder Befund braucht einen Typ, sonst weiß niemand, was als Nächstes zu tun ist.
So ordnet ProcessForge, was beim Abgleich eurer Quellen herauskommt. Wie das mit euren eigenen Unterlagen aussähe, zeigen wir am schnellsten an einem echten Anlass: Gespräch vereinbaren.